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インターネットを利用したWeb会議は、災害で電話回線が使用しづらくなった際に有効なコミュニケーションツールです。素早い対処が求められる緊急時、Web会議を利用し従来の課題を解決。本部に集約された情報を一斉に、そして正確に届けられます。
災害時にも“つながる”
東日本大震災の際に、電話が広範囲で不通となる中、ツイッターやフェイスブックなどインターネットを利用したソーシャルネットワーキングサービス（SNS）が安否確認に役立ち、注目を集めました。災害時に「インターネットはつながる」という事実が多くの人に改めて認識されたのです。
災害時には、ケーブルが断線したり基地局が被災するなど、広範囲にわたって電話が不通となることがあります。また、警察や消防などの回線確保が優先され、一般の電話回線は通信が制限されるためにますます電話での通信は困難となります。一方、インターネットは複数のルートを使用して情報を伝達するため、災害時にアクセスが集中した場合でもつながりやすい特徴があります。
このインターネット回線を利用したWeb会議は、災害時のコミュニケーション手段として大きな効力を発揮します。ある企業では震災時にLANケーブルを使ってインターネットに接続し、Web会議が情報収集に大きく貢献したということです。
災害対応の情報をどう伝達するか
災害時の緊急対応に共通しているのは、現場より報告された情報を本部のホワイトボードに集約するということです。ボードに地図がはられ、被害地域に印をつけ、被害状況を記入して……。そうした情報を元に本部で対策会議が行われます。その後、現場へ指示が出されるわけですが、ここで課題となるのが現場からの状況報告の方法となります。電話では回線が不通となる可能性が高く、正確な伝達が困難です。具体的にどこがどのような被害状況となっているのか、同時に複数地区での被害が起こった場合、対応を優先すべきはどこなのか、これらを明確にするには現場からの映像提供が最も効果的です。また、電話でのコミュニケーションは、一斉に情報を共有することが不可能です。本部から各拠点への指示も、一カ所ごとに個別コンタクトをとらなければなりません。これでは各拠点で混乱を招く可能性があり、一刻を争う災害対策現場においては致命的なタイムロスとなります。
正確な情報収集と一斉共有―Web会議で緊急対策現場に必要なスピードを
これらの課題解決にコミュニケーションツールであるWeb会議の強みが発揮されます。Web上のホワイトボードに各所から直接書きこみを行い、正確で素早い情報をリアルタイムで共有できます。また、タブレット端末やスマートフォンからも参加が可能なWeb会議では、映像や写真の共有も瞬時に行えます。もちろん本部のリーダーシップは必要ですが、情報共有においてこれほど強い味方はないでしょう。
すでに多くの自治体が災害対策にWeb会議を取り入れていますが、同じく運送業者での導入にもメリットが生かせます。例えば、台風で通常の輸送ルートが水没している場合など、Web会議システムを利用すれば、現場の映像を共有できます。さらに、Web上で地図を共有し、通行止めの道路を地図に書きこみ、迂回路を示すことが可能です。サプライチェーンの断絶は事業活動に致命的な影響を与え、また被災地への救援物資の輸送は災害時の重要な課題です。日本では東日本大震災以後、BCP対策（Business Continuity Plan：災害などの緊急時に、損害を最小限にとどめて事業を継続させるための計画）の必要性がこれまで以上に叫ばれるようになっています。例年にない局地的な大雨や、火山噴火、そして地震———自然災害はいつ、どこで起こったとしてもおかしくありません。備えあれば憂いなし。災害対策のために使うことは、Web会議システムの注目すべき活用法だと言えるのではないでしょうか。
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